企業要辦記者會時,常常卡在一個問題:到底該找公關公司,還是找活動公司?兩者名字聽起來都跟「對外溝通」有關,實際負責的工作內容卻差很多。如果選錯合作對象,很可能發生「內容很有梗,但現場執行狀況百出」,或是「現場很專業,議題卻沒被媒體報導」的落差。這篇文章把兩者的角色分清楚,幫你在籌辦記者會之前先想明白該找誰。
記者會公關公司在做什麼：議題與媒體關係
記者會公關公司的核心價值,在於「內容策略」與「媒體關係」。從記者會的新聞角度發想、新聞稿撰寫、媒體名單邀約,到後續的報導追蹤與危機處理,都是公關公司的專業範圍。簡單說,公關公司負責的是「這場記者會為什麼值得被報導」,以及「怎麼讓對的媒體人願意來、願意寫」。
活動公司在做什麼：現場執行與硬體整合
活動公司的專業則落在「現場」這件事上。場地規劃、舞台燈光音響、動線設計、簽到接待、視覺物料製作、彩排流程掌控,這些都是活動公司的日常工作。就算新聞議題再精彩,如果現場動線混亂、設備出狀況、時間掌控不好,記者對這場記者會的觀感還是會打折扣,甚至影響報導意願。
怎麼判斷你的記者會該找誰
如果你的記者會核心挑戰是「議題不夠有新聞性」「不確定要邀哪些媒體」「需要新聞稿撰寫與媒體公關經營」,那麼記者會公關公司會是比較對的選擇。但如果議題本身已經明確,你需要的是「把記者會辦得專業、有質感,讓媒體與來賓留下好印象」,活動公司的現場執行能力才是關鍵。多數企業其實兩種需求都有,只是輕重比例不同。
兩者不是二選一，也可以搭配合作
實務上,不少企業會採取「公關公司主導議題與媒體邀請,活動公司負責現場執行製作」的分工模式,讓專業各自到位。這種合作方式的前提是雙方溝通順暢、時間軸對得上,尤其記者會當天的流程細節,例如媒體簽到、拍照時間、Q&A安排,都需要公關與執行團隊事先對好口徑,才不會現場各做各的。
找活動公司承接記者會執行，可以確保現場品質
如果你已經有明確的新聞議題與媒體邀請規劃,需要的是一個能把記者會現場執行到位的夥伴,東點娛樂在企業活動領域累積十多年、上千場活動經驗,提供從場地佈置、舞台視覺到動線流程的一條龍全包式服務,能協助企業把記者會的每個執行環節都準備妥當,讓公司對外呈現的第一印象不失分。
常見問題 FAQ
Q1：小型記者會也需要分開找公關公司與活動公司嗎？
不一定。如果規模不大、議題也單純,通常可以由一個團隊統籌處理,重點是確認對方是否同時具備媒體邀請經驗與現場執行能力。規模較大、議題複雜的記者會,才比較需要考慮分工合作。
Q2：找活動公司辦記者會，媒體邀請的部分要自己處理嗎？
多數活動公司的強項在現場執行,媒體邀請與新聞稿撰寫通常需要企業自己準備,或另外洽詢公關公司協助。建議在洽談時明確告知需求範圍,確認對方能承接到哪個環節。
Q3：記者會現場出狀況，公關公司跟活動公司誰負責處理？
現場突發狀況通常由活動公司的執行團隊第一時間應對,例如設備問題、動線調整;涉及媒體提問或新聞角度的臨場應對,則需要公關團隊協助。這也是為什麼記者會前雙方對好分工與應變流程很重要。
找對夥伴，讓記者會現場執行不出錯
不論你最終決定找記者會公關公司還是活動公司,先釐清自己需要的是議題操作還是現場執行,才能找到真正對的合作夥伴。如果你需要的是專業的記者會現場規劃與執行,歡迎與東點娛樂聊聊,讓十多年活動經驗協助你把記者會辦得專業又順暢。